10 herramientas para Migración de Datos en Salesforce que debes conocer

Actualmente, las organizaciones generan ingentes volúmenes de información que se registran en sus bases de datos. Sin embargo, con el tiempo, puede surgir la necesidad de moverlos de un lugar a otro. Las herramientas de migración de datos son esenciales durante este proceso. Hay diversas causas que pueden provocar estas migraciones de datos; tales como el trabajo paralelo en dos sistemas cuyos datos deben integrarse, la adopción de un nuevo CRM, el rediseño del modelo de datos hacia uno más escalable, así como el mantenimiento o actualización de acciones, entre otras. La importancia de prepararse para emprender eficazmente la exportación e importación de datos es crucial para el desarrollo de las empresas en el siglo XXI.

La migración de datos en Salesforce es un proyecto altamente desafiante, y variará dependiendo del tamaño, formato y precisión de los datos de origen, así como de la configuración de objetos de Salesforce. Hacerlo manualmente no es una opción viable. ¡Por suerte no hay necesidad de ello!

Herramientas de Migración de Datos de Salesforce

Las Herramientas para la Migración de Datos es un conjunto de soluciones para facilitar la migración de datos desde y hacia la plataforma. Estas herramientas son útiles cuando necesitas trasladar datos desde sistemas heredados, bases de datos locales u otras plataformas hacia Salesforce, o viceversa.

La elección de la herramienta depende de la complejidad de los datos, los requisitos de la migración y las preferencias del usuario en términos de interfaz y funcionalidades.

Mejores prácticas para la migración de datos

Antes de adentrarnos en dichas herramientas, debemos considerar algunos tópicos importantes. La transferencia de datos de Salesforce es una ruta crítica que debe planificarse y ejecutarse cuidadosamente mediante las mejores prácticas. Para ello, Salesforce propone estas acciones:

1- Identifica los datos que deseas migrar.

Identifica los datos que quieres migrar y de dónde provienen. Es crucial tener en cuenta cómo los procesos construidos en Salesforce pueden influir en la selección. La migración de datos no solo implica trasladar información existente, sino también, considerar cómo los procesos y objetos en Salesforce pueden requerir datos adicionales.

2- Crea plantillas para los datos.

a) Crea una plantilla para cada objeto.

b) Dado que los Objetos tienen relaciones obligatorias que dictan el orden de migración de datos, identifica los campos obligatorios para cada Objeto. El orden recomendado es:

• Cuentas
• Campañas
• Contactos
• Oportunidades
• Casos
• Libros de Precios
• Productos
• Leads
• Contratos

3- Completa tus plantillas.

Revisa los datos antes de introducirlos masivamente en la plantilla. Por ejemplo: carga un registro, verifica los resultados y finalmente carga todos los registros.

4- Prepara la org de destino.

Considera crear campos personalizados para almacenar cualquier información de identificación heredada. También puedes asignar al campo personalizado el atributo «ID externo» para que se indexe. Esto ayudará a mantener las relaciones y crear informes personalizados para la validación de datos.

5- Valida los datos.

Para validar los datos, luego de la migración, puedes utilizar alguna de estas técnicas:

• Crea informes personalizados para validar recuentos de registros y proporcionar una instantánea general de la migración.
• Verifica datos aleatoriamente.
• Revisa los informes de excepciones para conocer los datos.

Otras recomendaciones a tener en cuenta en el proceso de migración de datos

• Optimización del modelo de datos: El proceso de migración es el momento ideal para revisar la estructura de datos que tiene la organización y optimizarla, ya sea integrando elementos o eliminando los innecesarios.
• Frecuentes Copias de seguridad: Realiza copias de seguridad periódicamente. Asegúrate de tener un plan de recuperación en caso de fallos.
• Validación y Pruebas: Realiza pruebas exhaustivas en un entorno de prueba antes de la migración real. Valida la integridad y consistencia de los datos después de la migración.
• Mapeo de Datos: Crea un mapa detallado de cómo se traducirán los datos de la antigua estructura a la nueva. Asegúrate de que los campos y atributos coincidan correctamente.
• Gestión de Usuarios: Informa a los usuarios sobre el proceso de migración y cualquier interrupción planificada. Proporciona capacitación para utilizar la nueva plataforma.
• Coordinación Interdepartamental: Coordina con todos los departamentos involucrados para comprender sus necesidades y requisitos. Asegúrate de que haya una comunicación clara y continua.
• Monitoreo en Tiempo Real: Establece herramientas de monitoreo para seguir el progreso de migración en tiempo real. Aborda cualquier problema de inmediato para minimizar el impacto.
• Documentación Completa: Documenta todo el proceso de migración, incluidos los procedimientos, cambios realizados y problemas encontrados.

Herramientas para la migración de datos en Salesforce

Las herramientas que realizan la migración de datos son del tipo ETL (extracción, transformación y carga). Actualmente existe una amplia variedad disponible y adaptada a diferentes usuarios, desde principiantes hasta desarrolladores. Aunque comparten funcionalidades similares, cada una tiene sus fortalezas y debilidades. La elección debe basarse en los objetivos empresariales y en las capacidades específicas de cada herramienta. A continuación, presentamos nuestras 10 principales herramientas favoritas para la migración de datos en Salesforce, junto con sus propiedades generales.

Salesforce Data Loader

Es una aplicación nativa de Salesforce que se destaca por su alta seguridad y eficiencia en el manejo de grandes volúmenes de datos. Ofrece una interfaz de asistente amigable, con dos formas principales de uso: mediante la interfaz de usuario (compatible con macOS y Windows) y por medio de la interfaz de línea de comandos (CLI, solo para Windows), que permite realizar operaciones complejas y repetitivas.

Data Loader incluye opciones como insertar, actualizar, eliminar, exportar, exportar todo y borrar permanentemente. Además, ofrece características tales como eliminación masiva y auto-mapeo. La generación de archivos CSV con el historial de aciertos y errores permite verificar la eficacia de las operaciones. Compatible con todos los objetos de Salesforce, incluyendo los personalizados.

Salesforce Data Import Wizard

Data Import Wizard es una herramienta accesible directamente desde Salesforce, sin necesidad de descargar o instalar software adicional. Con una interfaz unificada, facilita la importación de datos desde varios objetos estándar en Salesforce, como leads, cuentas o contactos y objetos personalizados.

Su funcionamiento es sencillo: solo se requiere organizar los datos en el punto de origen. Luego, se asignan y editan los campos necesarios para la importación, que puede realizarse con hasta 50,000 registros en cada lote. También ofrece la opción de ejecutar procesos y flujos de trabajo. Aunque cuenta con la útil función de asignación de campos, la asignación no se puede guardar para uso futuro, siendo esta una limitación importante.

JitterBit Data Loader

Jitterbit es una herramienta de código abierto que combina la potencia de las API, la integración y la IA. Resulta especialmente útil para importar información relacionada con clientes potenciales, siendo adecuado para tareas ad-hoc rápidas gracias a su interfaz simple y múltiples funcionalidades. Su tecnología intuitiva de creación de API facilita la reutilización de aplicaciones y datos.

Diseñada para administradores, alivia la carga de los recursos informáticos y utiliza credenciales de inicio de sesión en Salesforce que se conservan para su uso futuro. Esta herramienta ofrece opciones básicas como inserción, actualización y upsert, así como carga de consulta, eliminación y carga masiva. Permite la selección de campos y objetos mediante clics. También facilita la configuración de archivos CSV y otras bases de datos, permitiendo cargar datos desde discos locales, FTP y bases de datos como MySQL, Oracle y SQL Server. Su interfaz de usuario es útil para mapear campos de objetos.

Dataloader.io

Dataloader.io es una herramienta web basada en la nube y desarrollada por MuleSoft que permite a las organizaciones importar, exportar y eliminar grandes cantidades de datos de manera rápida y segura en la nube. Permite iniciar sin necesidad de descargar aplicaciones adicionales. Los usuarios pueden acceder a dataloader.io utilizando sus credenciales existentes en Salesforce, asegurando un inicio rápido sin comprometer la seguridad.

Esta herramienta ofrece un mapeo eficiente de datos desde el archivo fuente hacia los campos de Salesforce mediante funciones como auto-mapeo, atajos de teclado y filtros de búsqueda, reduciendo el tiempo dedicado a esta tarea. Elimina el trabajo redundante al permitir la exportación de objetos relacionados a través de una única extracción.

Dataloader.io facilita la importación y exportación de datos desde y hacia repositorios como Box, DropBox, FTP y SFTP. Además, ofrece la conveniencia de programar tareas para la importación y exportación automáticas en intervalos horarios, diarios, semanales o mensuales.

Salesforce Inspector

Accesible desde Salesforce mediante las extensiones correspondientes en los navegadores Chrome y Firefox. Permite realizar tanto importaciones como exportaciones, mostrando la totalidad de datos y metadatos, que también pueden descargarse. Ofrece la flexibilidad de ajustar el tamaño de cada lote a importar, muestra detalles propios de la importación y facilita el proceso de depuración.

En el caso de campos formulados, tiene la capacidad de mostrar la fórmula aplicada. Además, en la página de detalles, proporciona información sobre el External ID y el valor autonumérico de un campo.

IsyncSF

IsyncSF es una aplicación nativa de Salesforce que permite la migración de datos desde y hacia la plataforma, incluso entre diferentes organizaciones de Salesforce, proporcionando limpieza de datos integrada, plantillas de migración y entornos de prueba personalizables.

Se destaca por evitar el problema común de tener datos incorrectos en el sistema de destino después de la migración. Sus características clave incluyen la organización de datos de migración; el manejo de problemas de datos complejos, así como el soporte de archivos y adjuntos. Además, cuenta con funciones detalladas de inicio de sesión, enmascaramiento de datos y opciones personalizadas de devolución de llamadas. Posee una fácil curva de aprendizaje para la gestión de metadatos.

Talend Open Studio

Talend Open Studio for Data Integration, es una herramienta ETL de código abierto que se destaca por su capacidad para integrar datos de Salesforce con almacenes de datos y sincronizar información entre sistemas. Su entorno de desarrollo integrado (IDE), unificado en Eclipse, ofrece funcionalidades de integración de datos, tales como mapeo, agregación, ordenamiento, enriquecimiento y fusión. Este enfoque no solo acelera el desarrollo, sino también despliega trabajos de integración de datos diez veces más rápido que mediante la codificación manual.

Entre sus características clave, Talend Open Studio simplifica procesos ETL para entornos de gran escala, asegurando la integridad y precisión de datos durante migraciones. Asimismo, ofrece una solución integral para la gestión e integración eficiente de datos. La utilización de Eclipse IDE como plataforma base agrega un componente adicional de eficiencia al proporcionar un entorno unificado para el desarrollo y despliegue de trabajos de integración de datos.

Midas

Esta solución de Bodhtree, es una potente herramienta de migración de datos basada en la nube que simplifica la integración con Salesforce, SAP, bases de datos MySQL, Oracle, E-Business Suite y otros sistemas ERP. Su enfoque en la integración de ERP y aplicaciones empresariales con el CRM lo convierte en una herramienta bidireccional idónea para crear visibilidad entre flujos de trabajo complejos y ciclos de vida del cliente.

Entre sus características clave, Midas se distingue por su enfoque reductor del tiempo y esfuerzo asociados con la implementación, lo que se traduce en una solución eficiente para la gestión de grandes volúmenes de datos en ambientes empresariales dinámicos. Cuenta con más de 300 conectores de origen abierto, resultando sencillo de instalar y configurar.

Integrate.io

Integrate.io ofrece una solución completa para la migración de datos en Salesforce, asegurando rapidez, fiabilidad y seguridad gracias a su integración nativa. Entre las ventajas de Integrate.io se incluye una configuración ágil mediante su interfaz de código bajo arrastrar y soltar, posibilitando la implementación eficiente de integraciones con Salesforce en pocos minutos.

Además, facilita la transferencia de datos en Salesforce, desde cualquier ubicación, también la extracción hacia otras herramientas como almacenes de datos en la nube. La conectividad se amplía mediante conectores preconstruidos que requieren poco o ningún código, facilitando la integración con diversas plataformas en la pila tecnológica y proporcionando una visión coherente de la información más actualizada.

SimpleImport

SimpleImport de Provenworks es una herramienta de importación versátil disponible como paquete gestionado para instalarse en las organizaciones de Salesforce. No es necesario instalar nada localmente ni navegar fuera de Salesforce para realizar la importación de datos. Tanto los administradores como los usuarios de Salesforce pueden insertar o actualizar datos de manera controlada. Ofrece una instalación rápida, permitiéndote poner en marcha la herramienta en tan solo 5 minutos.

Cabe mencionar que existe una versión gratuita disponible en AppExchange, pero también hay una versión Premium. Esta última incluye el componente ManagedImports, que permite a los usuarios beneficiarse de importaciones predefinidas, como la importación de Oportunidades desde una página de Cuenta en registros de Salesforce.

Esta herramienta Premium es compatible con todos los objetos estándar y personalizados de Salesforce, ofreciendo una mayor flexibilidad para importar datos. Admite spreadsheets con múltiples hojas, macros y fórmulas complejas, proporcionando control y flexibilidad de archivos en formatos como XLS, XLSX, XLSM, ODS y CSV. Además, permite restringir las importaciones por usuario y perfil, garantizando la seguridad de acceso y los permisos establecidos. Para mitigar riesgos, ofrece la capacidad de deshacer acciones con un solo clic.

A continuación, algunos elementos complementarios a modo de resumen para cada herramienta:

Herramienta	Uso Preferente	Funcionalidades Principales	Datos Importados/ Exportados	Máximo de registros	Costo	Tipo de solución
Salesforce Data Loader	Para grandes volúmenes de datos entre instancias de Salesforce. Programar cargas de datos regulares, nocturnas o hacer backup.	Importa y exporta. Operaciones: insert, update, upsert, delete. Mapeo Automático. Eliminación masiva eficiente. Operable por todos los roles.	Importa ficheros CSV y desde conexiones a bases de datos. Exporta ficheros CSV.	5 M	Gratis	Local
Salesforce Data Import Wizard	Entre instancias de Salesforce, con volumen de datos < 50 K registros y evita duplicados.	Importa. Operaciones: insert, update y upsert. Depura duplicados. Operable por todos los roles.	Importa ficheros CSV.	50 K	Gratis	Basada en la nube (Salesforce)
JitterBit Data Loader	Tareas ad-hoc rápidas. Diseñada para administradores de Salesforce.	Importa y exporta. Operaciones: query, insert, update, upsert, delete, bulk loads. Automatiza y programa estas operaciones. Crea copias de seguridad automáticamente.	Importa y exporta ficheros planos (con cualquier delimitador, ej: CSV), Excel y conexiones a bases de datos ODBC o JDBC.	Ilimitados	Gratis	Basada en la nube o local.
Data Loader.io	Migraciones masivas y recurrentes de datos a gran escala.	Importa y exporta. Operaciones: insert, upsert, update y delete. Mapeo Automático. Automatización de tareas programables.	Importa y exporta ficheros CSV.	-Gratis: 10 K/mes -Professional: 100 K/mes -Enterprise: ilimitados	Freemium	Basada en la nube
Salesforce Inspector	Amplio espectro. Utilizable prácticamente por cualquiera.	Importa y exporta. Operaciones: query, insert, upsert, update y delete.	Importa ficheros CSV o Excel. Exporta ficheros Excel, CSV y JSON.	10 K	Gratis	Extensión en Chrome y Firefox
IsyncSF	Migración eficiente de relaciones y jerarquías de datos complejas entre organizaciones de Salesforce.	Importa y exporta. Operaciones: Organización y limpieza de datos; soporte para jerarquías complejas; plantillas de migración; entornos de pruebas personalizables; campos de relación de texto; enmascaramiento de datos; migración de archivos y adjuntos.	Archivos de Classic y Lightning	Personalización del tamaño del lote de objetos según las necesidades específicas.	Gratis	Basada en la nube (nativa de Salesforce)
Talend Open Studio for Data Integration	Integración de datos entre Salesforce y otros sistemas como CRM, SAP, bases de datos MySQL, Oracle, E-Business Suite, etc.	Integra datos. Operaciones: integración de datos; mapeo, agregación, ordenamiento, enriquecimiento y fusión de datos; integración con almacenes de datos.	Excel, RDBMS y SaaS	Big Data	De Pago. Free Trial 14 días.	Local
Midas	Integración de datos en Salesforce, especialmente enfocado en la integración de ERP, SAP y otras (My SQL, Oracle, etc.)	Importa y exporta. Operaciones: Integración bidireccional de CRM-ERP; representación diagramática de la migración; 300 conectores de origen abierto; integración analítica con Pentaho Reports, OBIEE y SAP Business Objects.	CSV, Excel	Big Data	De Pago	Basada en la nube. Conectores con redes sociales
Integrate.io	Migración de datos en Salesforce con enfoque en la automatización de marketing digital.	Integra datos. Operaciones: limpieza y unificación de datos; más de 200 conectores; seguridad de cifrado a nivel de campo; interfaz de arrastre y soltar.	Excel, CSV, Json, XML	Ilimitado	De pago. Free Trial 14 días	Basada en la nube.
SimpleImport	Importación y actualización controlada de datos en Salesforce.	Importa y actualiza. Operaciones: importaciones predefinidas; compatible con todos los objetos estándar y personalizados de Salesforce; restringir importaciones; mitigar riesgos; deshacer con un clic.	Soporta ficheros XLS, XLSX, ODS y CSV. Gratis: Cuentas, Contactos, Leads, Oportunidades y Contratos Premium: Todos los objetos estándar y personalizados.	Gratis: 150KB Premium: 20MB	Versión gratuita y Versión de pago (Premium)	Basada en la nube

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