Llegó el momento, en tu negocio comienzan a hacerse preguntas y los datos que has recolectado tienen las respuestas. Necesitas información que te ayude a tomar decisiones y las solicitudes de reporte no se hacen esperar:
- ¿Cuál ha sido el total de ingresos semanal?
- ¿Qué región tuvo los mayores ingresos?
- ¿Cuál ha sido el producto más vendido?
Un informe o reporte se conforma a partir de la selección de un grupo de registros incluidos en una base de datos. A esta selección se le aplican filtros y fórmulas para responder las preguntas que te has hecho. Incluidas en el precio de la licencia, Salesforce te brinda herramientas que permiten crear reportes que puedes representar de diferentes formas a través de paneles. En este artículo te mostraremos algunos aspectos básicos que te pueden guiar en este mundo de los reportes y paneles de Salesforce.
Creando reportes en Salesforce
Al crear un reporte en Salesforce deberás introducir el nombre, una descripción, seleccionar un tipo de reporte, el formato, etc. Los reportes son creados siempre dentro de carpetas. Los que hayas creado los podrás mover de una carpeta a otra, modificar, eliminar o copiar. Según los permisos que tengan estas carpetas serán las acciones que puedan realizar otros usuarios sobre ellos. También podrás programar su ejecución para que se muestren o envíe en un horario determinado.
Tipos de reportes
Los tipos de reportes pueden verse como plantillas que facilitan su conformación. Estos están basados en relaciones entre objetos, uno principal y otros relacionados con él. Por ejemplo, en un reporte “Contactos y Cuentas”, “Contactos” es el objeto principal y “Cuentas” es el objeto relacionado. En un tipo de reporte, puede estar relacionado un objeto primario con hasta tres objetos secundarios. También tienen definidos una selección de campos a mostrar.
Existen dos tipos de reportes en Salesforce:
- Reportes estándares: Salesforce ofrece una gran variedad (reportes de actividad, administrativos, de campañas), será muy raro que no encuentres alguno que responda a lo que necesitas.
- Reportes personalizados: Te permiten crear tus propias plantillas a partir también de objetos personalizados o vistas personalizadas de objetos estándar y sus relaciones. Además, podrás seleccionar a tu gusto los campos que desees mostrar.
Formatos de reportes en Salesforce
Entre los formatos que podrás encontrar en el menú del Report Builder se encuentran:
Tabular
Conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente numerado en una fila. Los informes tabulares son los mejores para crear listas de registros o una lista con un solo gran total.
Resumen
Los reportes con este formato permiten a los usuarios agrupar filas de datos, ver subtotales y crear gráficos. Se pueden utilizar como fuente para los componentes del panel.
Matricial
Útil para agrupar y resumir datos por filas y columnas. Se pueden utilizar como fuente para los componentes del panel.
Unión
Puede contener datos de varios tipos de reportes (tanto estándares como personalizados) y hasta cinco bloques de reportes.
Paneles o tableros
Un panel permite visualizar de forma amigable y resumida, tus reportes. Estos semejan las pizarras en un puesto de mando. Muestran de forma rápida y fácil el estado de elementos críticos e indicadores claves para tu empresa.
Una vez lanzado el Dashboard Builder, podrás insertar en tu panel diferentes tipos de componentes:
Otros tipos de componentes son la Página Visualforce y el Custom S-Control. La primera te permite mostrar datos de un sistema externo o mostrar datos de Salesforce de forma personalizada. En el segundo puedes insertar cualquier tipo de contenido que se pueda mostrar en un navegador.
Cada componente podrá representar a un solo reporte. Sin embargo, puedes utilizar el mismo reporte en múltiples componentes.
Paneles estándares de Salesforce
Salesforce facilita tu trabajo ofreciéndote una amplia variedad de paneles estándares, orientados tanto a ventas y marketing como a servicios. Todos ellos están diseñados para aumentar la eficiencia y acelerar la productividad de los negocios.
A continuación, se muestran ejemplos de paneles estándares y reportes:
| Área | Panel | Reportes | Descripción |
|---|---|---|---|
| Ventas | Estado General | Negocios cerrados | Ofrece una vista panorámica del desempeño de una empresa. |
| Flujo de ventas | |||
| Crecimiento mes a mes | |||
| Pronóstico por mes | |||
| Pipe Gen | Cierre del Valor de Contrato Anual (ACV siglas en inglés) | Útil para prever problemas relacionados con el cumplimiento de los objetivos de crecimiento por ingresos de ventas. | |
| Flujo abierto | |||
| Flujo abierto por Fecha de cierre y Estado | |||
| Salida actual del trimestre fiscal | |||
| Gestión de Actividades | Estado del cliente potencial por propietario | Para optimizar la administración del tiempo. | |
| Flujos e ingresos procedentes del mercado | |||
| Ingresos de campaña – Esperados frente a Reales | |||
| Open Pipe Gen | pen Pipe por Estado | Con él podrás monitorear el crecimiento de tu canalización. | |
| Open Pipe próximo mes | |||
| Pipe por Producto | |||
| Open Pipe por Origen | |||
| Marketing | Marketing Ejecutivo | Campañas por ROI | Ejecutivos de marketing pueden utilizar este panel para averiguar si están creando campañas eficientes y generando y convirtiendo clientes potenciales. |
| Informe de tendencias de clientes potenciales | |||
| Resumen de conversión de clientes potenciales | |||
| ROI real por tipo de campaña |
Algunas limitaciones en el trabajo con los reportes de Salesforce
- Según la licencia, varía el límite de reportes personalizables mensuales. Por ejemplo, con Professional 50 y con Enterprise 200.
- Lograr excelentes resultados cuando tienes poca experiencia en el trabajo con los datos en Salesforce, puede resultar muy trabajoso y tomar mucho tiempo.
- Lograr combinar datos SFDC (SalesForce Dot Com) con externos puede resultar extremadamente complejo, aunque no imposible, si cuentas con buena asesoría.
- Cada usuario sólo puede suscribirse para dar seguimiento a 5 reportes y 5 paneles como máximo, no obstante, en muy pocas ocasiones se necesita más que esto.
En general los reportes nativos de Salesforce son útiles para pequeñas empresas sin grandes demandas de Inteligencia de negocio (BI). Se utilizan para realizar análisis de canalización, métricas básicas de productividad de ventas y si se desea información en tiempo real. Son menos fuertes en comparaciones históricas y de tendencias.
Gestionar los Informes en cualquier organización puede ser bastante complejo. Si necesitas asesoramiento no dudes en contactarnos enviando un correo electrónico a hello@theskyplanner.com, podemos ayudarte.
