Ventas y finanzas llegan a ser una de las duplas más importantes de una empresa si están bien integradas. Cada una nutre a la otra mostrando la imagen de un negocio sólido y bien organizado. Sin embargo, articular los múltiples procesos que ocurren en estas áreas y lograr que fluyan sin inconvenientes entre ambas, puede resultar un tremendo reto.
Para que tu empresa no experimente dicho escenario, Salesforce, el CRM número 1 en el mundo, ha desarrollado varias soluciones que debes conocer. Ya hablamos antes de Salesforce CPQ, una interesante herramienta para optimizar la configuración y fijación de precios, así como de cotizaciones. Ahora es el momento de adentrarse en otra parte del proceso a través de Facturación de Salesforce.
¿Qué es Facturación de Salesforce?
Facturación de Salesforce, en inglés Salesforce Billing, como su nombre indica, es un complemento (add-on) de CPQ, especializado en facturación. En una sola fuente de datos integra facturas, pagos e ingresos, permitiendo a las empresas administrar y facturar a sus clientes productos unificados basados en suscripción y usos. De esta manera, optimiza la prestación de servicios y la experiencia de pago. Asimismo, internamente, perfecciona tanto la comunicación como la colaboración entre finanzas, ventas y otros departamentos.
¿Cómo funciona?
Pese a que este proceso de facturación a veces es visto solo mediante papeles de facturas y pagos, realmente el ciclo de vida de los ingresos comienza desde el primer contacto con Ventas.
Si bien las tres primeras etapas Oportunidades, Cotizaciones y Contratos son competencia del departamento de ventas, estas inciden activamente en el proceso de facturación. Luego de que Ventas termine su parte, generará contratos y pedidos que permiten empezar a facturar. Este es el momento donde interviene Facturación de Salesforce, administrando las etapas de pedidos, facturación y cobro. Esta solución te permitirá agilizar el proceso de cobro del efectivo. ¿Cómo? Pues echa un vistazo a sus principales funcionalidades.
Principales funcionalidades de Facturación de Salesforce
- Pagos y asignaciones de pagos a facturas: permite realizar un seguimiento de los métodos y vías de pagos, ofreciendo flexibilidad al cliente en este proceso. Además, se puede integrar con los principales procesadores de pago y así programar ejecuciones de pago, automatizando los balances de facturas. Por si fuera poco, las funciones avanzadas de cuentas por cobrar permiten realizar asignaciones flexibles a nivel de partidas, aportando más precisión al proceso de cobros.
- Reembolsos y ajustes de facturas: ofrece flexibilidad para gestionar ajustes en el balance o cuentas por cobrar de un cliente, ya sea al agregar tasas o crédito a las facturas, corregir errores o cancelar algún servicio.
- Cuentas por cobrar: facilita la visualización detallada de las cuentas por cobrar. Además, ofrece funciones de reportes, fácilmente personalizables a las necesidades de cada empresa.
- Notificaciones de reclamaciones y cobros: agiliza y automatiza los procesos de reclamación ante cobros de balances de factura que vencieron.
Beneficios
Sin dudas el beneficio fundamental de Facturación de Salesforce es su capacidad de optimizar uno de los pilares de la empresa: las finanzas. Sin embargo, profundizando más, podemos citar ventajas más específicas.
- Provee una facturación confiable, precisa, automatizada y sin errores humanos.
- Reduce el ciclo de cobro, mejorando el flujo de caja de tu empresa.
- Permite establecer, mediante suscripciones, relaciones recurrentes mediante el manejo de todos los tipos de ingresos, cambios y complementos.
- Permite ajustes de facturación rápidos y flexibles para el cliente.
- Muestra en una sola pantalla, una interfaz interactiva, sencilla e intuitiva.
¿Por qué integrar CPQ y Facturación de Salesforce?
La pregunta real sería por qué separarlas. Como expusimos antes, el ciclo de vida de los ingresos comienza por ventas. Salesforce CPQ facilita a los representantes de ventas la configuración, fijación de precios y prorrateo de partidas de un presupuesto. Además, ayuda a vender los paquetes correctos de productos, controla los descuentos y automatiza las aprobaciones. Esto genera un contrato y un presupuesto. Cuando se hace el pedido, Facturación de Salesforce hereda los registros clave y la información del CPQ, lo que permite generar la factura y los registros de transacciones relacionadas.
En otras palabras, al ser los procesos de ventas y finanzas interdependientes, CPQ y Facturación de Salesforce fueron creados para trabajar juntos, complementándose mutuamente. Las ventajas de esta integración son:
- Agiliza el proceso de facturación si, mediante Salesforce CPQ, se cotiza adecuadamente, se respeta el contrato y los montos del pedido están debidamente prorrateados. Además, si se aplican los créditos y descuentos correspondientes, la facturación sale rápidamente y sin inconvenientes.
- Desaparece gran parte de los errores provenientes del recálculo y la duplicación de información. Permite la creación de una sola fuente de información. De esta manera, los datos recorren fluidamente las etapas del ciclo de vida de los ingresos.
- Mejora el rendimiento de las ventas, una vez que Facturación de Salesforce está diseñado para aprovechar el motor de IA del CRM. Esto permite realizar pronósticos adecuados sobre los ingresos, el valor del contrato anual, el flujo de caja y otros indicadores claves de rendimiento.
- Fortalece las relaciones con los clientes ya que vincula automáticamente los registros de facturación de estos con sus perfiles de Salesforce. Esto robustece la visión integral de 360 grados de cada cliente brindando la información necesaria en cada momento. Además, proporciona una experiencia fluida y positiva durante todo el proceso de venta y pago.
- Ambas soluciones Salesforce CPQ y Facturación complementan las Plataformas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), ya que, de conjunto, recogen y convierten los datos de pedidos de clientes potenciales en datos transaccionales al servicio de toda la empresa.
Si ya utilizas el CPQ, lo más probable y atinado sería comenzar a utilizar Facturación de Salesforce, una poderosa herramienta destinada a optimizar los ingresos. Si no utilizas ninguna, ¿qué esperas para fortalecer las relaciones entre tus departamentos de ventas y finanzas, así como seguir robusteciendo las relaciones con tus clientes? No olvides que las finanzas también representan un punto de contacto con el cliente. En SkyPlanner podemos ayudar a implementar estas herramientas. No dudes en escribirnos a hello@theskyplanner.com.
