Ya dispones de Salesforce y ahora te encuentras en la etapa final de tu proyecto de implementación: la adopción efectiva de usuarios. Hacerlo bien desde el inicio, puede hacer o deshacer tu exitoso retorno de la inversión (ROI). Es por eso que en este artículo te explicaremos el POR QUÉ y el CÓMO de la adopción de usuarios. Para hacerlo más fácil, hemos dividido el proceso en 4 etapas.
Etapas del proceso de adopción de usuarios
- Diseño
- Desarrollo
- Entrega
- Medición
Etapa 1: Diseño
Diseña una transición, no un cambio
Las personas generalmente se resisten al cambio, por eso tu plan de adopción de usuarios debe diseñarse como una transición gradual en lugar de un cambio repentino. No puedes implementar Salesforce y esperar que tu equipo aprenda a usarlo de la noche a la mañana. Si actúas de este modo, solo frustrará y abrumará a los usuarios.
En su lugar, diseña tu proceso de adopción de usuarios para que sea un proyecto a largo plazo, pero piensa en ir alcanzando resultados en el corto y mediano plazo. Te recomendamos trasladar uno a uno tus procesos comerciales a Salesforce, para que tu equipo pueda familiarizarse y usarlo fácilmente.
Alinea tu equipo ejecutivo
Logra que tu equipo de gestión se incorpore al proceso de adopción de usuarios, establezca prioridades en función de los objetivos comerciales y aporte en todos los niveles de tu organización. Pídeles que hagan que la capacitación sea obligatoria, que monitoreen los avances obtenidos y que establezcan Salesforce como un requisito de trabajo para todos los usuarios. Te recomendamos encarecidamente que adoptes la mentalidad «si no está en Salesforce, no existe».
Muestra el valor de Salesforce
Antes de comenzar a capacitar a tu equipo, muéstrales los beneficios que pueden obtener al utilizar Salesforce para solucionar los problemas identificados en tu organización. Mantenlos informados sobre la administración de datos, análisis, herramientas de automatización y colaboración, así como otras funciones diseñadas para simplificarles el trabajo y la toma de decisiones.
Los 8 elementos que debe tener tu plan de capacitación y adopción de usuarios
Capacitar eficazmente a tu equipo de trabajo será la clave para conseguir los resultados deseados. En este artículo, presentamos 8 elementos esenciales para incluir en tu plan de entrenamiento y te brindamos algunos consejos y recursos útiles.
Etapa 2: Desarrollo
Diseña tu estrategia de capacitación
La capacitación de tu equipo es el elemento más importante de tu proceso de adopción de usuarios. Esto asegura que no solo adopten Salesforce, sino que lo hagan de manera efectiva y eficiente.
Antes de capacitarlos, planifica tu programa y estrategia general de capacitación asegurándote de tener en cuenta tus objetivos comerciales y considerando las herramientas de las que dispone Salesforce. Desarrolla materiales de capacitación claros, concisos y fáciles de entender para que tus usuarios los utilicen. Elige la frecuencia con la que te gustaría organizar sesiones de capacitación presenciales e identifica qué usuarios necesitan capacitarse.
Entrena a tu equipo
Ejecuta acciones de capacitación efectivas, relevantes y que se adapten a las necesidades de tus usuarios. Asegúrate de capacitar a todo el equipo y de que las sesiones de capacitación sean interactivas y prácticas. Te recomendamos dividir las secciones según las temáticas impartidas para ayudar a los usuarios a comprender mejor los contenidos. Por ejemplo, puedes desarrollar diferentes sesiones de capacitación para tus administradores, desarrolladores, usuarios finales, nuevas contrataciones, etc. Durante las sesiones de capacitación, enseña a tus usuarios los diferentes procesos que utilizará la empresa y las variadas formas en que pueden utilizarlos. Puedes plantear escenarios comunes vinculados a la práctica basados en los roles de tus usuarios para que comprendan el uso de la plataforma Salesforce.
Haz que Salesforce sea parte de tu cultura
Puedes involucrar a más miembros de tu equipo integrando Salesforce en la rutina de trabajo y vida diaria. Establece todos los procesos y operaciones de negocio a realizar en Salesforce, siguiendo la filosofía “si no está en Salesforce, no existe”.
Además, puedes usar Chatter para comunicarte con tu equipo y hacer anuncios, compartir conocimientos, problemas y soluciones comunes, acceder a archivos y datos de la organización, así como compartir y ver actualizaciones. Posiciona Chatter como la única forma de que tus usuarios estén al tanto de lo que sucede en la empresa. No solo puedes comunicar información importante en Chatter, también puedes darle un uso informal y compartir actualizaciones de la empresa, hitos emocionantes, cumpleaños y memes divertidos.
Etapa 3: Entrega
Motiva a tu equipo
Como líder, debes reconocer el arduo trabajo que realiza tu equipo para lograr el cambio, por eso recompénsalo, reconócelo y celebra sus logros siempre que tengas la oportunidad tanto en colectivo como de forma individual. Puedes fomentar la participación creando concursos y ofreciendo incentivos como comidas gratis, tiempo libre pagado, tarjetas de regalo, etc. También te recomendamos que animes a tus usuarios a profundizar en el uso de la plataforma y a obtener la certificación de Salesforce. De esa manera obtendrán enormes beneficios, conocimientos y serán mejores profesionales para tu empresa.
Desarrolla una ventaja irresistible para usar Salesforce
Haz que sea más fácil para tu equipo usar Salesforce y más difícil no usarlo. Puedes crear una ventaja poderosa al usar Salesforce alineando la configuración de Salesforce con todos los procesos comerciales. También puedes facilitar el trabajo de tus usuarios integrando aplicaciones de terceros desde Salesforce AppExchange en la organización, así como Outlook, Google Drive, firmas electrónicas y más. Agrupar todo en un solo lugar ayudará a acelerar la adopción por parte de los usuarios.
Entregar materiales y recursos de capacitación
Además de la capacitación presencial, debes entregar materiales y recursos de capacitación para que los miembros de tu equipo puedan continuar estudiando cómo usar Salesforce a su propio ritmo. Asegúrate de documentar el proceso de soporte y compartirlo con tu equipo. También puedes compartir módulos de Trailhead para ayudar a tus usuarios a entrenar por su cuenta. Consulta nuestra selección de recursos para aprender Salesforce.
Capacitación y Adopción de la Plataforma
Ayuda a tus empleados a aprovechar todo el potencial de Salesforce asistiendo a nuestras capacitaciones personalizadas.
ETAPA 4: MEDICIÓN
Mide tu progreso
Define métricas para que puedas medir tu proceso de adopción de usuarios y ver cómo se está desempeñando tu equipo. Algunos de los indicadores claves (KPI) que pueden ayudarte son:
- Tasas de inicio de sesión.
- Tipos de registros creados / actualizados.
- Oportunidades con fecha de cierre.
- Tendencias de ventas mensuales.
- Puntajes de oportunidad del representante de ventas.
- Número de contactos creados.
- Porcentaje de campos no obligatorios completados en Cuentas, Contactos y Oportunidades.
- Número de publicaciones y actualizaciones de Chatter.
- Número de actividades creadas para registrar notas de reuniones y llamadas telefónicas.
No solo recomendamos mirar estas métricas, sino también recomendamos medir la calidad de los datos para asegurarte de que son precisos y están actualizados. Cuando hayas analizado los resultados del rendimiento, puedes realizar los ajustes necesarios en tu plan de adopción de usuarios.
Evalúa la satisfacción del usuario
Obtén una idea de cómo se siente tu equipo pidiéndoles comentarios. Siéntate con tus usuarios para evaluar su interacción con Salesforce. Realiza encuestas o sondeos y utilízalo para descubrir los puntos débiles y problemas comunes. Pídeles que califiquen aspectos como la capacitación, comunicación, uso de la plataforma, etc. Esto te permitirá conocer cómo tu equipo está manejando la transición e identificar áreas que necesitan mejoras.
Datos correctos en el momento preciso
Mantén la información online actualizada para que ayuden a tu equipo a tomar mejores decisiones. Permite que tus usuarios finales vean reportes y paneles que sean relevantes para ellos. Esto te ayudará en la toma de decisiones basadas en evidencias y te permitirá impulsar el rendimiento de tu empresa.
Pasos siguientes
Una vez que tu organización alcance la adopción total de los usuarios, puedes comenzar a ampliar las funcionalidades de Salesforce para mejorar el rendimiento y la productividad. Identifica oportunidades de mejora y optimízalas siempre que sea posible. Mantén tu capacitación actualizada con cada lanzamiento de Salesforce para que tus usuarios estén al tanto de las últimas funcionalidades y cambios. También puedes reforzar la capacitación con seminarios web en horario de oficina, comunicaciones por correo electrónico, etc.
Si tienes dificultades con tu plan de adopción de usuarios, no te preocupes, ¡estamos aquí para ayudarte! Desde diseñar el plan correcto que se adapte a tus necesidades, hasta garantizar la adopción efectiva del conjunto de tus usuarios, lo tenemos todo cubierto. Si así fuera comienza hoy mismo enviándonos un correo a hello@theskyplanner.com.
