Integración de Salesforce con ERP, una combinación para el éxito

Existen dos tipos de sistemas cuya implementación favorece el aumento de la eficiencia en los procesos de negocio de cualquier empresa, éstos son: los sistemas de Gestión de las Relaciones con Clientes (CRM) y los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o de Gestión Empresarial (ERP). El primero está orientado a las áreas de ventas, marketing y atención al cliente, con el objetivo principal de centralizar todas las interacciones del cliente con la empresa. El segundo está pensado para automatizar procesos de negocio, fundamentalmente asociados a las áreas de finanzas, inventario, recursos humanos, entre otras. La combinación de ambos, permite mejorar la toma de decisiones y abre nuevas oportunidades de cooperación entre diferentes departamentos.

En este artículo te presentaremos algunos de los principales beneficios de la combinación de Salesforce y ERP. Además, valoraremos las opciones a la hora de implementar una integración de este tipo y te compartiremos algunos consejos basados en nuestra experiencia.

Principales beneficios de la integración entre Salesforce y un ERP

Un sistema CRM se ocupa de la información del front-end mientras que un ERP maneja información crítica de back-end. Con la integración de ambos sistemas se puede obtener una vista de 360 grados de los clientes, ya que unifica la porción del cliente que se gestiona desde cada departamento. Esto ofrece varios beneficios:

• Mayor visibilidad, cantidad y accesibilidad de datos.
• Mejor gestión de los clientes, ofertas y cotizaciones.
• Aumento de la productividad y la eficiencia gracias a la reducción del tiempo empleado en la búsqueda de información, la automatización de los procesos de todos los departamentos de la empresa y la optimización de la organización interna. Todo esto mejora los Indicadores de Desempeño Claves (KPIs por las siglas en inglés) de ventas y el margen de beneficio.
• Reducción de errores y redundancias en la entrada de datos, contribuyendo con una información más consolidada.
• Mayor control, crecimiento ordenado y planificación del futuro. Con la combinación de Salesforce y ERP, los directivos tendrán una vista panorámica de todo lo que ocurre en la empresa, mejorarán la toma de decisiones y crecerán según las necesidades identificadas.

Opciones para la integración de Salesforce con sistemas ERP

Para poder integrar con Salesforce el sistema ERP que tienes desplegado en tu empresa, debes analizar las posibles opciones y seleccionar aquella que mejor se ajuste a tus condiciones y necesidades. Valora las variantes a continuación:

1- Integración manual, a través de personas que registren manualmente los datos de un sistema en el otro, apoyándose en alguna herramienta para cargar datos. Este procedimiento es lento, propenso a gran cantidad de errores y requiere mucho esfuerzo. Además, teniendo los sistemas desconectados, te será muy difícil lograr una vista de 360 grados actualizada de tus clientes.

2- A través de la Integration Cloud, con MuleSoft podrás acceder a dos soluciones:

• Mule como Bus de Servicio Empresarial (ESB por sus siglas en inglés). Es un componente de Anypoint Platform que proporciona conectividad tanto en las instalaciones locales como en la nube. Permite una fácil integración de sistemas independientemente de las diferentes tecnologías que utilicen las aplicaciones, incluidos JMS, Web Services, JDBC, HTTP y más.
• CloudHub, la plataforma de integración como servicio (iPaaS). En esta puedes implementar sofisticadas aplicaciones de integración entre nubes en la nube, crear nuevas API sobre fuentes de datos existentes, integrar aplicaciones locales con servicios en la nube y mucho más.

3- Con Salesforce Connect podrás establecer una conexión transparente con fuentes de datos externos a Salesforce como lo puede ser el ERP que estés usando. Gracias a esta integración los usuarios podrán ver, buscar y modificar datos en tiempo real por medio de llamadas de servicio Web. Salesforce Connect te permite asignar objetos externos de Salesforce a tablas de datos de sistemas externos. En vez de copiar los datos en tu organización, accederás siempre sólo a los datos que necesites en el momento. El uso de Salesforce Connect es recomendado cuando:

• Los datos que necesitas obtener de sistemas externos son muy específicos.
• Son pequeñas las cantidades de datos que necesitas consultar.
• Deseas disponer en tiempo real de la información más actualizada del sistema externo.

4- Entre las miles de aplicaciones preintegradas con Salesforce que existen en AppExchange también podrías encontrar alguna aplicación, ya sea gratuita o de pago, que resuelva tus necesidades empresariales. Muchas empresas tienen procesos de trabajo similares, es por esto que existen conectores que satisfacen requisitos comunes. Esta opción te ahorraría tiempo y esfuerzo.

5- Haciendo uso de APIs de integración, accesibles a través de Salesforce Platform como son SOAP y REST, compatibles con SAP, Oracle entre otros, podrías desarrollar tu propia aplicación nativa personalizada que satisfaga tu necesidad de integración. Aplicación que podrías incluso distribuir a través de AppExchange. Por otra parte, si sólo necesitaras realizar algunas consultas, crear, eliminar o actualizar algún registro en el sistema externo (SAP, por ejemplo), sin desarrollar código alguno podrías lograrlo haciendo uso de la API REST.

Recomendaciones al decidir implementar Salesforce + un ERP

Si deseas mejorar tus procesos de negocio integrando en una misma plataforma todas las ventajas de Salesforce con las de un ERP, te enfrentas a un gran desafío. Lo ideal sería que esta integración pudiera lograse correctamente desde el principio. A continuación, ponemos a tu consideración algunos consejos:

• Asegúrate de tener bien claras las razones por las cuales has decidido llevar a cabo la integración de estos sistemas. En algunas ocasiones sólo se necesita recolectar y visualizar datos específicos de uno u otro sistema. Para esto sería suficiente una herramienta de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés).
• Valora con detenimiento la mejor opción que tienes para llevar a cabo la integración. Si eligieras desarrollar tu propia aplicación de integración, no olvides incorporar el manejo de errores en la transferencia de datos. Igualmente, si vas a adquirir una, debes valorar que tenga esta capacidad.
• Involucra en el proceso de integración a representantes de cada uno de los departamentos afectados con la integración. Esto aumentará la colaboración pues todos los implicados podrán exponer sus criterios, así podrán valorarse diferentes escenarios y se podrán identificar detalles que podrían haberse ignorado. Todos se sentirán parte del proceso y la integración fluirá mucho mejor.
• Realiza una limpieza de los datos antes de llevar a cabo la integración. Este es un buen momento para mejorar la calidad de tus datos, eliminado registros duplicados, actualizando y completando información. Puede parecer un proceso interminable, pero valdrá la pena el esfuerzo. Una información más precisa contribuye a la generación de informes confiables que apoyen la toma de decisiones.
• Define con la mayor precisión posible, cuáles son los datos que necesitas integrar. En la mayoría de los casos los datos son: historial de ventas, pagos, artículos, precios y cuentas, entre otros.

La integración de Salesforce con un ERP no tiene que convertirse en una tarea abrumadora o compleja; al contrario, con los conocimientos adecuados puede resultar rápida y simple de realizar en dependencia del tamaño de la empresa y la cantidad de datos manejados. No dudes en contactarnos a través de hello@theskyplanner.com, si crees que nuestra experiencia te puede servir de ayuda.