Luego de hacer una inversión para tu empresa, es de esperar que desees conocer cuán efectiva está siendo y cuánto responde a tus expectativas. Sin dudas, para las empresas que utilizan Salesforce, el nivel de uso o adopción de la plataforma por parte de los usuarios es un indicador importante, máxime cuando cuestan 25-300 USD/mes/ usuario. Para evaluar la adopción, existen varias métricas que sirven para medir cantidad, calidad y eficiencia del proceso. En la práctica, van desde el número de veces que alguien inicia sesión hasta la seriedad con que se toma el llenado de los campos.
Debes tener en cuenta que se trata de un proceso progresivo, con evaluación periódica dependiente de las características de tu negocio. Además, es recomendable personalizar y ajustar estas métricas según la realidad de tu organización. Por ejemplo, una empresa pequeña no puede pretender llegar a la misma cantidad de usuarios registrados que una multinacional. Solo una personalización ajustada totalmente a la organización en sí, permite evaluar de veras la adopción de Salesforce.
Veamos entonces cuáles son, desde nuestro punto de vista, las principales métricas para evaluar la adopción de Salesforce en tu organización.
Principales métricas para evaluar la adopción de Salesforce en tu organización
1- Tasa de inicio de sesión.
La tasa de inicio de sesión es la frecuencia con la que los usuarios acceden a Salesforce en un tiempo determinado. Es importante para medir la intensidad en la adopción de la plataforma. Una elevada tasa indica compromiso y uso regular, mientras que una baja podría significar falta de aprovechamiento. Puede que los usuarios necesiten más capacitación o incentivos para utilizar la plataforma efectivamente.
2- Tipos de registros creados/actualizados.
El número de registros creados o actualizados muestra la actividad y el compromiso del usuario con la plataforma, mientras que la calidad de los datos ingresados en los registros es esencial para la gestión efectiva de clientes y ventas. Si los usuarios están creando y actualizando muchos registros, es una señal de que están utilizando la plataforma de manera positiva y están comprometidos con su uso.
3- Usuarios no autenticados en los últimos 7 días.
Permite detectar los casos individuales con menor aprovechamiento de las funcionalidades de la plataforma. A partir de esto, se debe realizar un análisis de las causas que determinan este comportamiento. Claro que una parte de ellos puede deberse a vacaciones, enfermedades y otros imprevistos. Lo más importante resulta la generación de medidas de mejoramiento personalizadas y monitorear sus efectos prácticos. Es un complemento importante de la tasa de inicio de sesión.
4- Oportunidades con fecha de cierre.
Una gran cantidad de oportunidades con fecha de cierre fijadas demuestra que los usuarios están usando la plataforma para manejar de manera activa el proceso de ventas. Ello indica compromiso en el uso de la plataforma para impulsar el crecimiento y los ingresos de tu organización. Esto también ayuda a los gerentes de ventas a identificar cuellos de botella en el proceso de ventas y tomar medidas oportunas para mejorar la eficiencia y efectividad del equipo.
5- Tendencias de ventas mensuales.
Comparar las ventas mensuales actuales con las ventas del mismo mes en años anteriores permite identificar patrones y tendencias. Si las tendencias de ventas están aumentando, significa que tu organización está utilizando Salesforce de manera efectiva para impulsar el crecimiento. Si estas tendencias están disminuyendo, es necesario hacer ajustes en la estrategia de ventas o en la utilización de Salesforce.
6- Puntajes de oportunidad del representante de ventas.
Evalúa la efectividad de los representantes de ventas al calificar oportunidades a través de un sistema de puntuación basado en factores como tamaño, probabilidad de cierre y embudo de conversión. Altos puntajes de oportunidad indican un uso efectivo de Salesforce para identificar y priorizar oportunidades de venta, mientras que bajos puntajes pueden sugerir problemas con los datos o la necesidad de más capacitación para mejorar la adopción de la plataforma por parte de los representantes de ventas.
7- Número de contactos creados.
Esta métrica es importante para evaluar la efectividad de la estrategia de generación de leads y oportunidades de venta. Un alto número de contactos nuevos indica una buena adopción de la plataforma y una estrategia efectiva, mientras que un bajo número indica la necesidad de mejorar la estrategia de generación de leads o la calidad de los datos de Salesforce.
8- Porcentaje de campos no obligatorios completados en Cuentas, Contactos y Oportunidades.
Indica el nivel de detalle y motivación con el que los usuarios están registrando información adicional en la plataforma. Una alta tasa de llenado sugiere que los usuarios están aprovechando al máximo las capacidades de Salesforce para la gestión de clientes y ventas. Por el contrario, una tasa baja puede indicar una falta de capacitación o comprensión sobre la importancia de la información registrada en Salesforce, lo que podría limitar la eficacia de la plataforma en la gestión de oportunidades de negocio. Asimismo, los usuarios podrían estar confundiendo las prioridades en el llenado de los campos.
9- Número de actividades creadas para registrar notas de reuniones y llamadas telefónicas.
Un alto número de actividades creadas indica que los usuarios están utilizando eficazmente la plataforma para registrar y hacer seguimiento a las interacciones con los clientes, lo que puede mejorar la eficacia y la eficiencia en la gestión de relaciones con los clientes. Un bajo número de actividades creadas podría indicar que los usuarios no están aprovechando la plataforma para la gestión de relaciones con los clientes, lo que podría limitar su capacidad para brindar un servicio al cliente eficaz y eficiente.
10- Calidad de los datos.
La calidad de los datos es esencial en Salesforce, ya que se necesita para obtener una visión completa de las interacciones con los clientes. Se mide por la tasa de errores de entrada, registros incompletos o duplicados, campos obligatorios completados y registros actualizados. Una alta calidad de datos mejora las ventas y la satisfacción del cliente, mientras que una baja calidad resulta en decisiones comerciales deficientes y pérdida de oportunidades.
Guía completa para una adopción efectiva de Salesforce
Lograr la adopción por parte del usuario desde el principio, puede impactar directamente en un exitoso retorno de la inversión.
Una mayor adopción de Salesforce por tu organización reporta notorios beneficios. No solo estará haciendo uso efectivo de las inversiones para la optimización de los procesos empresariales, sino que contribuirá significativamente al aumento de la productividad. Tus empleados, y tu organización en sí misma, podrán beneficiarse de toda la información reflejada en el sistema, así como de las configuraciones de los procesos. ¿Te gustaría poder medir el nivel de adopción de Salesforce en tu organización? El equipo de SkyPlanner puede brindarte la orientación necesaria para ello y asesorarte en lo relativo a las métricas de adopción de Salesforce. Puedes escribirnos a hello@theskyplanner.com.
