Aunque existen diversas metodologías que ayudan a estandarizar los procesos de trabajo en las diferentes industrias, cada negocio tiene sus particularidades. No solo procesos y necesidades derivadas de contextos específicos, sino también imagen corporativa y marca que los representa e identifica.
Salesforce está muy consciente del valor que aporta a sus productos la capacidad de personalización. Un software fácilmente personalizable conduce a las organizaciones a un uso más efectivo y eficiente del mismo. Esto resulta en beneficios tales como la mejora de la productividad, el cumplimiento de regulaciones y estándares específicos, una mejor experiencia del usuario, así como escalabilidad y flexibilidad a largo plazo. Para lograr esto, Salesforce ofrece soluciones de CRM con gran cantidad de opciones de configuración y personalización.
Si quieres lograr que Salesforce se ajuste a los requisitos particulares de tu organización, este artículo es para ti.
Opciones de personalización que ofrece Salesforce
Las opciones de personalización a las que tendrás acceso, dependerán del producto de Salesforce que adquiera tu compañía. Desde el más básico y económico hasta el más completo y caro, donde Salesforce Starter o Salesforce Essentials, por ejemplo, tienen muy pocas posibilidades de personalización. Mientras, soluciones más completas brindan muchas más opciones como la personalización de objetos y campos, la instalación de aplicaciones externas o la posibilidad de desarrollar tus propias funcionalidades ya sea mediante código o points-and-clicks. No obstante, las aplicaciones básicas de Salesforce ofrecen una amplia gama de funcionalidades que satisfacen las necesidades comunes de diversas áreas de una empresa durante la gestión de las relaciones con clientes.
En general existen 3 formas de lograr que una solución de Salesforce se adapte lo mejor posible a tus preferencias y necesidades:
1- A través de las opciones de Configuración.
Desde la página de Inicio y el Gestor de Objetos, puedes:
- Configurar la imagen del logotipo de tu empresa.
- Crear y personalizar campos en los objetos estándares de Salesforce.
- Crear objetos personalizados para almacenar datos específicos de tu negocio.
- Crear y clonar diseños de páginas.
- Establecer reglas de validación para garantizar que los datos ingresados en Salesforce cumplan con ciertos criterios.
- Configurar reglas de flujo de trabajo para automatizar tareas y procesos comerciales.
- Configurar procesos de aprobación para garantizar que ciertas acciones pasen por un proceso de revisión antes de ser finalizadas.
- Configurar plantillas de correo electrónico y reglas de automatización para enviar correos electrónicos personalizados.
- Configurar la integración de Salesforce con una amplia gama de aplicaciones y servicios externos.
2- Mediante la instalación de aplicaciones listas para usar desde Salesforce AppExchange.
En el mercado de aplicaciones de Salesforce, podrás encontrar soluciones plug-and-play que satisfacen casi cualquier requerimiento.
3- Desarrollando tus propias funcionalidades y aplicaciones.
Si tus requisitos no pueden ser satisfechos solo con las herramientas de configuración, ni con aplicaciones de AppExchange, puedes desarrollar código personalizado. Utilizando Apex (lenguaje de programación de Salesforce), Visualforce (marco de desarrollo de interfaz de usuario) y Lightning Platform.
¿Cómo Salesforce garantiza que logres personalizar tu CRM de forma sencilla?
Una vez que logras dominar algunos conceptos básicos como, aplicación, objeto, campos, registros, organización, etc., todo parece realmente fácil y lo es gracias a la arquitectura de Salesforce. Esta robusta arquitectura en capas ha sentado las bases para que puedas:
- Realizar configuraciones basadas en clics. Básicamente es hacer clic en las opciones de habilitar/deshabilitar de la plataforma. Herramientas, como Salesforce App Builder o Validation Rules, te permiten diseñar y configurar la lógica empresarial, la interfaz de usuario y los flujos de trabajo utilizando una interfaz visual intuitiva. Esto reduce la dependencia de la programación y hace que la personalización sea accesible para usuarios no técnicos.
- Utilizar la amplia biblioteca de componentes predefinidos y aplicaciones disponibles en Salesforce AppExchange.
- Desarrollar utilizando múltiples herramientas. No tienes que limitarte a utilizar una sola herramienta de desarrollo de aplicaciones. Salesforce reúne tres herramientas (Force.com, Heroku Enterprise y Lightning) para que los diseñadores de aplicaciones puedan utilizar la más adecuada para hacer bien el trabajo.
- Interactuar con la gran comunidad de desarrolladores y administradores que comparten activamente tanto conocimientos como recursos. Existe gran cantidad de documentación, tutoriales, foros y grupos de usuarios disponibles para ayudarte a aprender y resolver problemas. Ejemplo: Trailhead, Focus on Force, etc.
- Escalar fácilmente. Puedes comenzar con una solución que ofrece una configuración básica. Luego mediante «add-ons» o contratando nuevas licencias podrás ir aumentando gradualmente la personalización a medida que tu negocio crece y evoluciona.
Tips básicos para una personalización exitosa de Salesforce
Consideramos que existen 15 recomendaciones que no debes ignorar, a la hora de ejecutar un proceso de personalización en Salesforce:
1- Definir los requisitos comerciales.
Comienza por identificar y documentar los objetivos específicos que tu organización quiere satisfacer con Salesforce. Es fundamental la conciliación de los criterios entre los especialistas comerciales y de IT para facilitar el levantamiento de los requisitos del software (SRS).
2- Crear los objetos y campos personalizados necesarios.
Estos objetos y campos personalizados deben representar las variables y datos específicos de tu negocio que necesites almacenar. Evitar duplicidades en todo lo posible.
3- Definir los diseños de páginas.
Diseña los formularios y configura los tipos de registros a través de los cuales se realizará la entrada de datos. Definir cuidadosamente cada una de las secciones para optimizar la estructuración de los datos.
4- Identificar y crear flujos para procesos repetitivos y automatizables.
Los flujos son uno de los componentes más dinámicos en el ecosistema de Salesforce. Define las reglas o acciones que los activarán oportunamente. Programa las tareas y alertas por correo electrónico según criterios específicos de tus procesos comerciales.
5- Definir los perfiles, permisos y roles de los usuarios, según sus funciones y responsabilidades en la empresa.
Las fugas de información pueden tener consecuencias dramáticas. Configura perfiles y conjuntos de permisos para controlar el acceso de los usuarios a datos y funcionalidades. Define qué usuarios pueden crear, ver, editar o eliminar registros específicos.
6- Listar las reglas de validación que debas implementar.
Crea las reglas de validación que garanticen la precisión y coherencia de los datos, definiendo los criterios particulares que deben cumplirse antes de guardar un registro. Esto garantiza la robustez de tu base de datos.
7- Diseñar procesos de aprobación.
Crea procesos de aprobación para el envío y revisión de registros, a partir de contar con el permiso correspondiente. Define los pasos y criterios de aprobación o rechazo en todos los eslabones de la cadena directiva y ejecutiva.
8- Crear los reportes y dashboards idóneos.
Crea reportes y dashboards personalizados para realizar el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, visualizar datos y obtener información sobre tus procesos comerciales. Aplica los fundamentos de la gramática de los gráficos.
9- Implementar integraciones con sistemas externos.
Integra Salesforce con otros sistemas o aplicaciones que necesites para garantizar un intercambio fluido de datos. Salesforce ofrece herramientas de integración como API y middleware para este propósito. A partir del lanzamiento de la plataforma Einstein 1 estas posibilidades se multiplican.
10- Asegurar la optimización para móviles.
Garantiza que tu instancia de Salesforce sea compatible con dispositivos móviles configurando diseños y funciones para acceso móvil. Si esto no se logra no podrás alcanzar el éxito en el mundo digital contemporáneo.
11- Satisfacer los requisitos del cliente que implican desarrollo.
Asegúrate de haber explorado minuciosamente las enormes posibilidades que brinda AppExchange. Desarrolla aplicaciones y componentes personalizados utilizando Apex para el código duro, Lightning App Builder o Visualforce para crear interfaces de usuario y funcionalidades personalizadas. Los LWC (Lightning Web Components) ofrecen interesantes posibilidades para el desarrollo de IU.
12- Realizar pruebas de aseguramiento de calidad de los procesos y el estado de salud de tu organización de Salesforce.
Comprueba minuciosamente las personalizaciones para asegurarte de que funcionen como se espera y no introduzcan errores. Se recomienda utilizar evaluadores profesionales de control de calidad teniendo en cuenta una relación costo/beneficio razonable. En Health Check encontrarás la herramienta idónea que ofrece Salesforce para evaluar íntegramente tu organización de Salesforce.
13- Capacitar y brindar soporte a los usuarios de tu empresa.
Brinda capacitación y soporte para garantizar que los usuarios se sientan cómodos con la instancia personalizada de Salesforce y comprendan cómo usarla de manera efectiva. Para ello puedes auxiliarte de Trailhead, Focus on Force y Quizlet.
14- Documentar las personalizaciones realizadas.
Mantén la documentación que describa las personalizaciones, su propósito y cualquier información relevante para el futuro. El uso de Wikis actualizadas y herramientas de gestión de proyectos tales como Confluence o Asana pueden resultar de utilidad.
15- Mejorar continuamente.
Revisa y perfecciona periódicamente tus personalizaciones de Salesforce. Mantente actualizado con las mejoras que ofrece Salesforce en cada uno de sus 3 Lanzamientos anuales. Asegúrate de adaptarte siempre a las necesidades comerciales cambiantes. El intercambio proactivo con tus clientes resulta esencial. Ábrete a la evolución acelerada de las tecnologías basadas en la Inteligencia Artificial.
En resumen, una personalización adecuada de Salesforce te proporciona una solución alineada con los procesos particulares de tu negocio. Permite que la herramienta se inserte positivamente en la rutina de tu empresa y mejorar la experiencia de los trabajadores que deberán interactuar con ella. Se adapta a los requisitos cambiantes y facilita la generación de información personalizada. Adicionalmente, te brinda la posibilidad de reflejar tu marca en la aplicación que usas. Todos estos beneficios contribuyen a una mayor eficiencia, productividad y capacidad de respuesta en el entorno empresarial.
Las posibilidades de éxito aumentan significativamente para las organizaciones que utilizan un socio consultor para ayudarles a ponerse en marcha con Salesforce. En SkyPlanner contamos con la experiencia certificada para guiar a organizaciones de diversas industrias y sectores en este camino. Contáctanos a través de hello@theskyplanner.com y te proporcionaremos la hoja de ruta para lograrlo.
